Comptabilité rime avec complexité

Cela fait 3 jours que je suis dans les comptes du bureau et que je me bats avec.… Autant, je sais que je peux être très méticuleuse autant là, c’est le boxon TOTAL ! Je vous explique pourquoi…

La logique voudrait que le Maître d’Ouvrage (MO) paie l’entrepreneur et les honoraires du bureau pour le projet. Simple et efficace. Ici, c’est un peu plus compliqué…

La majorité des communautés religieuses ont un compte à la procure (qui a le rôle de banque). Mais vu que depuis mon arrivée en janvier 2010, il n’y a plus de liquidités au diocèse, elles savent que rarement retirer de l’argent voir même pas du tout. Elles se débrouillent donc autrement, tout comme moi. J’essaie donc depuis le début de trouver des chantiers où l’entrepreneur et le bureau sont payés directement par les communautés sans passer par un compte à la procure. Les MO trouvent soit l’argent de par leur activité locale, soit par leur communauté en Europe, soit par des bailleurs de fonds.

Là où le tout se complique, ce sont les chantiers payés par le diocèse même. Beaucoup de chantiers passent par la case « compte bureau d’études » avant. C’est en fait mon bureau qui préfinance les chantiers et par la suite, à l’aide de factures, il se fait rembourser par le MO.

Le côté financier d’un chantier suit principalement les 3 étapes suivantes :

Etape 1 : L’entrepreneur est payé pour son travail par le biais d’un écrit rédigé par le bureau. Le montant est calculé en fonction des états d’avancement. Avec l’ordre de paiement, il va à la procure pour retirer l’argent du compte du bureau.

Etape 2 : A la fin du chantier, le bureau rédige une facture adressée au MO pour ses honoraires.

Etape 3 : Puis une fois que l’extrait de compte du bureau tombe à la fin du mois (ce qui veut dire 2 mois plus tard ici), le bureau rédige une facture adressé au MO pour se faire rembourser.

Le hic, c’est l’étape 1. J’ai eu droit à tellement de choses différentes sur un seul et même projet qu’il est difficile de suivre. Des fois, l’ordre de paiement est honoré en retirant de l’argent du compte du bureau, le tout en une fois. Des fois, l’ordre de paiement est honoré en retirant de l’argent du compte du bureau, le tout en plusieurs étapes étalées sur plusieurs semaines. Des fois, l’ordre est payé par chèque de je ne sais quel compte. Des fois, l’ordre est payé par de l’argent venant d’un autre compte que celui du bureau. Des fois, l’argent vient d’Europe. Des fois, l’argent vient cash de je ne sais quelle caisse douteuse… Le tout met donc ma patience à rude épreuve concernant l’étape 3.

J’ai très bien fait le suivi pour les honoraires du bureau ainsi que le paiement envers les entrepreneurs. Le tout sans trop poser de questions quant à la provenance de cet argent. Là où j’ai un peu merdé, c’est le suivi du remboursement du diocèse envers le bureau. Et maintenant, se replonger dans des paiements effectués il y a des mois, il est difficile de se souvenir ou de savoir comment certains ont été honorés.

Qu’est-ce que je suis contente de remplir ma déclaration d’impôts en 5 minutes car, je n’ai que 2 lignes à remplir ! Un pur bonheur !